Das Jahr 2019 stand für die Strobl Service GmbH ganz im Zeichen der Digitalisierung und mit Stolz blickt das Unternehmen für Gebäudeschadenmanagement auf das vergangene Jahr zurück. Viele Prozesse innerhalb des Unternehmens liefen manuell und waren primär auf Papier angewiesen – Auftragsakten wurden händisch von einem Büro ins andere getragen. Digitale und elektronisch integrierte Abläufe waren nicht durchgängig möglich. So entschied man sich, die Prozesse für alle beteiligten Personen zu optimieren und besonderes Augenmerk auf eine digitale Transformation zu legen.

Mit der Einführung von EasyTec, einem neuen ERP System, und relay startete der digitale Wandel. Aber nicht nur die Prozesse wandelten sich durch den Einsatz neuer digitaler Technologien, auch die Arbeitswelt der Mitarbeiter(innen) änderte sich maßgeblich und bedurfte einer langen Vorlaufzeit. Mit gezielten Schulungen an allen Standorten und der Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess reagierte man bei Strobl auf die anfängliche Skepsis und alle bevorstehenden Veränderungen, die mit der Einführung der neuen Systeme einhergingen.

Abläufe, die ursprünglich zum ganz normalen Arbeitsalltag zählten, kann man sich so heute bei Strobl nicht mehr vorstellen. Nach Auftragseingang via Telefon wurde der Auftrag zwar digital erfasst, jedoch wurde parallel eine Akte mit allen notwendigen Informationen erstellt. In der Früh versammelten sich alle Handwerker in der Disposition, um Ihre Auftragsakte entgegen zu nehmen. Alle wichtigen Informationen wurden darin schriftlich am Einsatzort vermerkt und angeheftet. Nach vollzogener Schadensabwicklung wurde die Akte zur Abrechnung ins zuständige Büro getragen. Häufiger Datenverlust, Ineffizienz und Intransparenz waren negative Begleiterscheinungen dieser Vorgehensweise.

“In der Disposition lief immer alles auf Hochtouren”

Heute läuft die Einsatzplanung und Dokumentation deutlich strukturierter ab. Nach Auftragseingang werden alle notwendigen Daten im ERP System erfasst. Der zuständige Mitarbeiter wird bereits digital gebucht und über eine App informiert. Pläne und Wasserschadensaufnahmen werden direkt am Einsatzort erstellt und zeitgleich nach Abschluss im ERP System eingespielt. Die komplette Kommunikation mit dem Auftraggeber findet im Anschluss über relay statt. Angebote, Rechnungen und Auftragsfreigaben werden darüber übermittelt und alle Schritte transparent für alle Beteiligten dokumentiert.

“relay ist nicht mehr wegzudenken.“

Bei Strobl ist relay heute keinesfalls mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Aktuell arbeiten vor allem Sachbearbeiter und Projektmanager mit relay und versorgen so ihre Auftraggeber nahezu in Echtzeit mit allen wichtigen Auftragsinformationen. Die einfache und selbsterklärende Oberfläche ermöglicht Strobl eine professionelle und vor allem schnelle Abwicklung von Schadensfällen.

“Es war eine lange Reise.“

Dass sich das Unternehmen nicht von heute auf morgen digital aufstellen konnte, war schnell klar. Hierfür wurde ausreichend Zeit eingeplant und bestehende Prozesse zunächst hinterfragt, um im Anschluss diese verbessern und verschlanken zu können. Es war eine lange Reise – Niederlassung für Niederlassung musste digitalisiert werden. Heute kann das Unternehmen die Früchte ernten, denn das Unternehmen profitiert bereits von der neuen digitalen Prozessinfrastruktur. Alle Mitarbeiter, vom Sachbearbeiter bis zum Handwerker vor Ort, arbeiten digital. Der coronabedingte Rückzug ins Home-Office war dank relay problemlos möglich. Die einhergehende organisatorische Flexibilität und agile Wettbewerbsfähigkeit lässt das Unternehmen mittlerweile sogar noch schneller wachsen.

Trotz Digitalisierung wird bei Strobl Gebäudeschadenmanagement nach wie vor jedoch der persönliche Kontakt sowohl zum Kunden als auch zu jedem einzelnen Mitarbeiter gepflegt und groß geschrieben. Um digitale Prozesse leben zu können, benötigt es eine Symbiose zwischen der digitalen Welt und dem Mitarbeiter, der sie erleben darf.